Einmal im Jahr erhalten Mieter eine Nebenkostenabrechnung. Je nach Entwicklung der Kosten erhalten sie eine Erstattung oder müssen eine Nachzahlung leisten. In der Nebenkostenabrechnung müssen sämtliche enthaltenen Posten aufgelistet sein. Der Mieter muss klar erkennen können, welche Kosten in welchem Bereich angefallen sind, wie hoch sein eigener Anteil ist und nach welchem Schlüssel
er berechnet wird. Das ist schon deshalb wichtig, weil man einige Positionen als haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen kann. Welche Posten der Vermieter in den Nebenkosten abrechnen und auf den Mieter umlegen darf, ist klar geregelt. Daraus ergibt sich auch, dass es bestimmte Posten gibt, die in der Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen
haben. Manche Vermieter versuchen dennoch, solche Kosten auf ihre Mieter abzuwälzen. Das ist ein guter Grund, die Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen und im Zweifel Widerspruch einzulegen. Außerdem ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter bei Unklarheiten Einblick in die Geschäftsunterlagen zu gewähren, damit dieser das Zustandekommen der Nebenkosten genau nachvollziehen kann. Das Einfachste vorweg: Portokosten sowie die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung und
sonstige Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Ebenfalls, und das dürfte manchen überraschen, dürfen Kosten, die bei Reparaturen und der Instandhaltung des Gebäudes entstehen, nicht beim Mieter landen. Der Grund dafür ist simpel: Es ist Aufgabe des Vermieters, dafür zu sorgen, dass das Gebäude für die Mieter nutzbar ist. Geht also zum Beispiel ein Treppengeländer kaputt, dann muss der Vermieter die Kosten für die Reparatur selbst übernehmen. Das gilt zum Teil auch für
Schäden innerhalb der Wohnungen: Reparaturen an Heizungsanlagen und sanitären Anlagen obliegen allein dem Vermieter. Trotzdem versuchen manche Vermieter, solche Kosten auf die Mieter abzuwälzen – etwa indem sie sie in den Hausmeister-Kosten verstecken. Ein Indiz ist es, wenn die Hausmeister-Kosten von einem zum anderen Jahr deutlich ansteigen und es im Laufe des Jahres Reparaturen am Gebäude gegeben hat. In dem Fall sollte man
sich die Kosten, die der Hausmeister verursacht hat, aufschlüsseln lassen. Der Vermieter darf das nicht verweigern.Nebenkosten-Abrechnung genau prüfen
Manche Vermieter versuchen bei Nebenkosten zu tricksen
Bei anderen Posten ist die Frage der Regelmäßigkeit relevant. Zum Beispiel bei der Dachrinnenreinigung. Diese darf nur umgelegt werden, wenn sie regelmäßig, zum Beispiel auch im Rahmen der Gartenpflege, geschieht. Werden die Dachrinnen hingegen nur alle paar Jahre mal gereinigt, muss der Vermieter die Kosten tragen. Und, so ärgerlich es für den Vermieter auch ist – die Kosten, die eine leerstehende Wohnung verursacht, bleiben ebenfalls bei ihm hängen. Die Mieter dürfen hieran nicht beteiligt werden.
Wer Zweifel an der Richtigkeit seiner Nebenkosten-Abrechnung hat, sollte schriftlich Widerspruch einlegen und die betreffenden Posten bis zur Klärung des Sachverhalts nicht bezahlen. Im Zweifel muss man sich anwaltlichen Beistand holen – das ist übrigens etwas, worauf die tricksenden Vermieter setzen. Denn viele Menschen schrecken vor den Anwaltskosten zurück. In dem Fall kann eine Rechtsschutzversicherung helfen.
Jeder Mieter kennt den Brief, der einmal im Jahr kommt und ein Grund entweder zur Freude oder zum Zähneknirschen ist: die Nebenkostenabrechnung. Mit der monatlichen Vorauszahlung verrechnet ergibt sich entweder eine Erstattung oder aber man muss nachzahlen. Viele Abrechnungen allerdings sind falsch und Vermieter rechnen Positionen ab, die sie nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen. Schätzungen gehen davon aus: Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist falsch. Daher solltet Ihr am besten sofort nach Erhalt der Abrechnung prüfen, ob die Abrechnung korrekt erstellt wurde.
Wichtig: Ist in Eurem Mietvertrag eine Nebenkostenumlage vereinbart? Nur dann darf eine Abrechnung die monatlichen Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnen. In den meisten Verträgen ist allerdings eine solche Umlage vereinbart.
Abrechnungszeitraum
Der Zeitraum der Abrechnung ist im Mietvertrag vereinbart und muss nicht immer dem Kalenderjahr entsprechen, auch wenn es in den meisten Fällen im Vertrag so angegeben ist. Achtung: Der Abrechnungszeitraum darf nicht mehr als zwölf Monate umfassen! Das bedeutet, eine Abrechnung für den Zeitraum vom 01.02.2019 bis 01.03.2020 ist beispielsweise unzulässig. Ein kürzerer Zeitraum dagegen ist zulässig und kommt zum Beispiel vor, wenn Mieter unterjährig einziehen und die Abrechnung zum Stichtag Jahresende erstellt wird. Der Abrechnungszeitraum ist maßgeblich für den fristgerechten Erhalt der Abrechnung. Der Vermieter ist gesetzlich dazu verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Das ergibt sich aus § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Aber: In seltenen Fällen gibt es hier Ausnahmen. Daher ist eine anwaltliche Beratung oder eine Anfrage beim Mieterschutzbund in solchen Fällen ein guter Weg, wenn die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf eines Jahres bei Euch ankommt.
Umlagefähige Betriebskosten
Der Vermieter darf dem Mieter nur die sogenannten Betriebskosten in Rechnung stellen. Damit sind per Gesetz Kosten gemeint, die wiederkehrend „durch das Eigentum oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen“. Alle umlagefähigen Kosten sind in der Betriebskostenverordnung aufgeführt. Beispiele für umlagefähige Betriebskosten sind die Kosten für:
- Grundsteuer
- Heizung und Warmwasser
- Kaltwasser
- Abwasser
- Gartenpflege
- Gebäudereinigung
- Schornsteinfeger
- Hausmeister
- Fahrstuhl
- Müllabfuhr
Wie genau die Kosten bei mehreren Mietern verteilt werden, muss ebenfalls vertraglich vereinbart werden. Das kann über die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen laufen, oder je nach Position über das eine oder andere Kriterium.
Nicht umlagefähige Kosten
Nicht auf den Mieter abgewälzt werden können die folgenden Kosten:
- Kosten für Instandhaltung
- Kosten für Hausverwaltung
- Kosten für den Steuerberater des Vermieters
- Bankgebühren
Einspruch gegen die Abrechnung
Falls Ihr tatsächlich Punkte findet, die Euch seltsam vorkommen, so habt Ihr das Recht, Euch die Rechnungen und Belege zeigen zu lassen. Ein Anspruch auf eine Kopie besteht nicht, aber Einsicht in die Originale muss der Vermieter möglich machen. In Ausnahmefällen, zum Beispiel bei Krankheit oder sehr weiten Entfernungen, kann der Vermieter die Belege als Kopien auch dem Mieter auf dessen eigene Kosten zukommen lassen.
Auch wenn die Abrechnung nicht korrekt ist – Nebenkostennachzahlungen und Erstattungen sind erst einmal sofort fällig, sobald eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az.: VIII ZR 78/05). Mieter können allerdings „unter Vorbehalt“ der Richtigkeit der Abrechnung zahlen und sollten parallel ihre Einwände schriftlich äußern. Hierbei gilt eine Frist von taggenau zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung.
Die aus Mietersicht fehlerhaften Punkte müssen konkret benannt werden. Auch wenn der Vermieter in den letzten Abrechnungen schon denselben Fehler gemacht hat, muss für jede Abrechnung darauf hingewiesen werden.
Müssen häufig Nachzahlungen geleistet werden, weil die Vorauszahlung zu gering angesetzt ist, empfiehlt es sich, die Vorauszahlung zu erhöhen.
Generell geben wir Euch den Tipp, bei Problemen oder Unstimmigkeiten mit dem Vermieter immer zu versuchen, gemeinsam mit ihm eine Lösung zu finden, da Ihr sicher noch länger ein harmonisches Miteinander haben möchtet. Dennoch ist es wichtig, dass Ihr Eure Rechte kennt.
Tipp: Steuerersparnis durch Nebenkostenabrechnung
Ein Gutes haben die Nebenkosten dann doch: Als Mieter könnt Ihr bei der Einkommensteuererklärung verschiedene Positionen aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen und Euch so eine Steuerersparnis sichern. Weitere Informationen dazu, welche Kosten und
in welcher Höhe sie absetzbar sind, findet Ihr beim Lohnsteuerhilfeverein oder Eurem Steuerberater. Auch im Internet gibt es viele Hilfeseiten – allerdings stehen hier auch viele falsche oder veraltete Informationen, weswegen wir immer den Gang zum Fachmann empfehlen.