Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer?

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Korrekte Kleinunternehmer-Rechnung

Bei Kleinunternehmern wird zwar die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ – die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen aber auch sie beachten. Das gilt auch für die Pflichtbestandteile von Rechnungen, die in § 14 Abs. 4 UStG aufgelistet werden. Ferner sind Unternehmer und somit auch Kleinunternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbringen.

Wichtig: Kleinunternehmer dürfen beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen! Darüber hinaus sind Kleinunternehmer verpflichtet, den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben zu nennen. Der tendenziell abwertende Begriff „Kleinunternehmer-Regelung“ muss dabei allerdings nicht erwähnt werden. Ein Hinweis auf den einschlägigen Gesetzes-Paragrafen ist völlig ausreichend – zum Beispiel so:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Nachfolgend einige weitere alternative Formulierungsbeispiele für den Hinweis zu den fehlenden Umsatzsteuer-Angaben:

• „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“

• „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Um Missverständnissen vorzubeugen: Eine der genannten Formulierungen genügt vollauf! Wer nach dem Motto "Doppelt hält besser!" sicherheitshalber mehrere sinngemäß gleiche Hinweise auf die Rechnung schreibt, macht zwar keinen Fehler. Für einen professionellen Eindruck sorgt das aber auch nicht.

Rechnungspflichtangaben

Eine ordentliche Kleinunternehmer-Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers,

2. die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum,

4. eine Rechnungsnummer,

5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und der Dienstleistung,

6. den (monatsgenauen) Liefer- oder Leistungsdatum (kann durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Liefer- / Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt),

7. Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben.

8. Bei grundstücksbezogenen Leistungen zusätzlich: Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von (privaten) Leistungsempfängern.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen über die gesetzlichen Anforderungen, mögliche Fehlerquellen und deren teils teure Folgen finden Sie auf unserer Partnerseite Rechnungen.de.

Kleinunternehmer-Rechnungsmuster

In der Praxis sieht eine solche Kleinunternehmer-Rechnung dann zum Beispiel so aus:

Wir stellen Ihnen unsere Kleinunternehmer-Musterrechnung in drei verschiedenen Formaten als Rechnungsvorlage zum Download bereit:

• Rechnungsvorlage im PDF-Ansichtsformat (PDF-Datei, 96 KB)

• Rechnungsvorlage im MS Word-Format (editierbare DOC-Datei, 46 KB)

• Rechnungsvorlage im OpenOffice-Writer (editierbare ODT-Datei, 19 KB)

Bitte beachten Sie: Sie dürfen die Muster-Dokumente gern für persönliche und betriebliche Zwecke verwenden und an Ihre Anforderungen anpassen. Wenn Sie Ihre Rechnungen eigenhändig schreiben, sollten Sie zumindest über rechtliches und kaufmännisches Grundlagenwissen verfügen. Eine Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich letztlich nur durch den fehlenden Umsatzsteuerausweis von „richtigen“ Rechnungen. Alle übrigen Rechnungs-Pflichtvorschriften des § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein!

Rechnungsprogramm: Passende Profi-Software

Um peinliche Fehler in Ausgangsrechnungen an wichtige Kunden zu vermeiden und bei Steuerprüfungen vor bösen Überraschungen sicher zu sein, sollten sich Kleinunternehmer von vornherein für eine professionelle Rechnungssoftware entscheiden.

Kommerzielle Programme gibt es in großer Zahl, wie die Google-Suche nach dem Stichwort „Rechnungssoftware“ zeigt. Viele dieser Programme erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen – nicht alle entsprechen jedoch den Anforderungen von Solo-Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden:

Für Kleinunternehmer besonders geeignet sind einfach zu bedienende Baukasten-Lösungen, die wenig kaufmännisches Vorwissen erfordern und bei Bedarf mit dem Unternehmen wachsen. Zu Beginn genügen meist eine zuverlässige Rechnungsfunktion und eine einfache Kundenverwaltung. Mit wachsendem Kundenstamm und Auftragsvolumen kommen dann anspruchsvollere Auftrags-, Mahn-, Finanz-, Steuer- und Buchhaltungsfunktionen hinzu.

Ganz gleich, für welche Software Sie sich entscheiden: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zum Testen und Vergleichen. Die Entscheidung für eine bestimmte Rechnungs- oder Auftragsverwaltung wirkt sich dauerhaft auf Ihre betriebliche Praxis aus. Wenn Ihnen die Schwächen einer Software erst nach längerer Eingewöhnungszeit auffallen, ist der Wechsel zu einem anderen Programm oft mit großem Umstellungsaufwand verbunden. Seriöse Anbieter ermöglichen ihren Interessenten daher eine mehrwöchige Testphase: Nehmen Sie dieses Angebot unbedingt in Anspruch und testen Sie das Programm ausgiebig auf Herz und Nieren.

Und wenn Sie gerade dabei sind, probieren Sie am besten auch gleich den Telefon- und E-Mail-Support des Herstellers aus: Lassen Sie sich bei der Einrichtung des Programms beraten, stellen Sie technische und kaufmännische Fragen: So bekommen Sie einen guten Eindruck, ob Sie sich im Ernstfall bei auftretenden Problemen auf den Anbieter verlassen können. Gut erreichbarer und kompetenter Support ist bei der Entscheidung für die passende Rechnungs-, Buchhaltungs- und Bürosoftware eines der entscheidenden Qualitätskriterien!

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