Welche Unterlagen muss man vom Subunternehmer verlangen?

Subunternehmer: Darauf sollten Handwerksbetriebe achten

Betriebsführung

März 2022

Handwerker, die einen Subunternehmer beauftragen, haften auch für dessen Fehler. Deshalb sollten sie beim Vertrag einige wichtige Punkte beachten. Welche das sind, erklärt ein Experte.

Die Baubranche boomt und die Auftragsbücher der Handwerksbetriebe sind prall gefüllt: Um alle Aufträge erfüllen zu können, kommen gerade bei großen Bauvorhaben häufig Subunternehmen zum Einsatz. Doch wer haftet, wenn deren Arbeit Mängel aufweist und dadurch ein Schaden entsteht? Michael Staschik, Experte der Nürnberger Versicherung, informiert Betriebe, worauf sie bei der Auswahl von Subunternehmern, der Vertragsgestaltung und der Absicherung achten sollten.

Der Hauptauftragnehmer haftet

Zusätzliche Expertise und Kapazitäten sowie flexible Personalplanung und -auslastung gehören zu den Gründen, weshalb Handwerksbetriebe mit Subunternehmen zusammenarbeiten. Grundsätzlich schließt der Handwerksbetrieb den Vertrag über das Bauvorhaben direkt mit dem Auftraggeber ab – er ist damit der Hauptauftragnehmer, der wiederum die Verträge mit den Subunternehmen vereinbart.

"Zwischen dem Nachunternehmen und dem Bauherren existiert kein direktes Vertragsverhältnis", erklärt Michael Staschik. "Für den Handwerksbetrieb bedeutet das: Entsteht ein Mangel oder Schaden, haftet er als Hauptauftragnehmer gegenüber dem Bauherrn." Beschädigt beispielsweise der als Subunternehmer beauftragte Elektriker bei der Montage der Solaranlagen am Dach des Neubaus Ziegel oder vergisst er, Fehlbohrungen zu schließen, kann der Hauptauftragnehmer ebenso in Anspruch genommen werden. "Das kann für Handwerksbetriebe unter Umständen sogar existenzbedrohende Kosten zur Folge haben, wenn es etwa durch die mangelhafte Arbeit des Subunternehmers zu einem Bauverzug kommt", so Staschik. Umso wichtiger sei daher die Gestaltung des Vertrages zwischen Bau- und Subunternehmer.

Vertragsverhältnis ist entscheidend

Der vom Bauherrn beauftragte Handwerksbetrieb ist nicht nur dafür verantwortlich, dass die vereinbarten Leistungen mangelfrei umgesetzt werden, sondern auch dafür, dass alle öffentlich-rechtlichen Vorschriften eingehalten werden. "Denn auch für mögliche Rechtsverstöße des beauftragten Subunternehmers auf der Baustelle muss er haften", erklärt Staschik. Daher ist es bei der Vertragsgestaltung entscheidend, eine sogenannte Nachunternehmererklärung mit aufzunehmen. Damit belegt der Subunternehmer seine Rechtstreue in handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Belangen. Das sind zum Beispiel die Einhaltung der Mindestlöhne, Pflichten aus dem Arbeitnehmerentsendegesetz oder Beiträge zur Soka-Bau und Sozialversicherung.

Baupläne und Leistungsverzeichnis weitergeben

Zudem sollte der Vertrag alle Pflichten enthalten, die der Handwerksbetrieb gegenüber dem Auftraggeber hat. So stellen die Vertragsparteien sicher, dass diese Pflichten auch für den Subunternehmer gelten. "Aus praktischen Gründen sollten Hauptauftragnehmer daher alle notwendigen Unterlagen wie Baubeschreibung und Leistungsverzeichnis ohne Änderungen direkt an den Subunternehmer weiterleiten", empfiehlt der Experte. Im Schadensfall kann der Bauunternehmer dann die Ansprüche des Bauherrn an den Subunternehmer weitergeben und von ihm die Beseitigung der Mängel und Schadenersatz fordern.

Doch meldet das Subunternehmen beispielsweise Insolvenz an oder verschwindet von der Bildfläche, bleibt der Hauptauftragnehmer meist auf den Kosten sitzen.

Verträge immer schritftlich aufsetzen

Für Handwerksbetriebe kann es sinnvoll sein, sich bei der Vertragsgestaltung von einem Anwalt beraten zu lassen. "Wichtig: Kommt es zu Änderungen der Beauftragung seitens des Bauherrn, sollten Handwerksbetriebe auch die Verträge mit ihren Subunternehmern prüfen und gegebenenfalls anpassen", so Staschik. Auch wenn Subunternehmerverträge sogar mündlich gültig sind, rät der Experte, immer eine schriftliche Vereinbarung zu treffen.

Um sich vor hohen und schlimmstenfalls existenzbedrohenden Schadenersatzforderungen zu schützen, ist eine Betriebshaftpflichtversicherung für Handwerksbetriebe unverzichtbar. Sie leistet Ersatz bei Sachschäden und trägt bei Personenschäden mögliche Kosten für Krankenhaus, Reha oder Schmerzensgeld. "Die Deckungssumme sollte mindestens 5 Millionen Euro betragen, bei größeren Betrieben besser sogar 10 Millionen Euro", so Staschik.

Für den Subunternehmer ist seine Rechnung, mit der er seine erbrachte Leistung abrechnet, existenziell. Denn seine Rechnungen sichern ihm seine Einkünfte. Aus diesem Grund ist es um so wichtiger, dass bei der Rechnungserstellung möglichst keine Fehler geschehen. In diesem Text lesen Sie deshalb, was Sie als Subunternehmer zum Thema Rechnung wissen müssen. Sie erfahren insbesondere, welche inhaltlichen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und warum deren Einhaltung so wichtig ist.

Funktion der Rechnung des Subunternehmers

Die Rechnung des Subunternehmers hat zweierlei Funktionen. Zum einen ist sie wichtig, um die Forderungen des Subunternehmers geltend zu machen und auf diese Weise für sein Einkommen zu sorgen. Deshalb sollte die Abrechnung auch nicht auf die lange Bank geschoben werden. Spätestens sechs Monate nach Erbringung der Leistung muss der Subunternehmer seine Rechnung erstellen. Auf der anderen Seite dient die Rechnung auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Denn mit einer Rechnung belegt der Subunternehmer seine Einnahmen und umgekehrt der Rechnungsempfänger seine Ausgaben. Wegen der Nachweisfunktion muss der Subunternehmer seine Rechnungen - genauso wie andere Unternehmer auch - unbedingt zehn Jahre aufbewahren. Diese Frist entspricht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Dokumente.

Subunternehmer-Rechnung: Inhaltliche Anforderungen

Damit die Rechnung des Subunternehmers als Beleg bzw. Nachweis gegenüber dem Finanzamt gültig ist, muss sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Anderenfalls wird sie von dem Finanzamt nicht anerkannt. Zudem ist der Rechnungsempfänger unter Umständen nicht verpflichtet die Rechnung zu bezahlen, wenn diese nicht korrekt ausgestellt ist. Denn der Empfänger hat einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung. Die Anforderungen regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach muss die Rechnung des Subunternehmers in der Regel folgende Angaben zwingend enthalten:

• Name und Anschrift des Subunternehmers und des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Subunternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge bzw. Umfang der Leistung oder Lieferung
• Leistungs- bzw. Liefertermin
• nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettobeträge
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag in Euro oder Angabe zur Umsatzsteuerbefreiung.

Bei Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro genügen regelmäßig folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Subunternehmers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Art und Menge bzw. Umfang der Leistung oder Lieferung
• Bruttoentgelt
• Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung

Einzelheiten zum Rechnungsempfänger

Der Subunternehmer stellt seine Rechnung an den Hauptunternehmer und nicht an den ursprünglichen Auftraggeber. Denn der Hauptunternehmer ist der Zahlungsschuldner des Subunternehmers. Der Hauptunternehmer also der ursprüngliche Auftragnehmer rechnet wiederum gegenüber dem Auftraggeber ab. Falls der Auftraggeber nicht zahlt oder zahlungsunfähig ist, hat das auf die Forderung des Subunternehmers keinen Einfluss. Der Hauptunternehmer schuldet dem Subunternehmer trotzdem den Rechnungsbetrag, soweit die Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde. Das heißt auch, dass der Hauptunternehmer im Zweifel in Vorleistung treten muss, soweit er keinen Vorschuss von dem Auftraggeber erhalten hat.

Angaben zur Umsatzsteuer

Ein umsatzsteuerpflichtiger Subunternehmer muss die Umsatzsteuer ordnungsgemäß auf seiner Rechnung ausweisen. Anderenfalls ist der Rechnungsempfänger sogar berechtigt, nur den Nettobetrag zu zahlen, denn sein Recht auf eine korrekte Rechnung erstreckt sich selbstverständlich auch auf die Angaben zur Umsatzsteuer. Da Subunternehmer ihre Rechnungen regelmäßig an andere Unternehmer stellen, ist dieser Punkt besonders wichtig. Ist der andere Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, wird er im Zweifel besonders besonders penibel auf die Richtigkeit aller Angaben achten, da er sonst Gefahr läuft, die abgezogene Steuer bei einer Steuerprüfung nachzahlen zu müssen. In einem solchen Fall verlangt das Finanzamt sogar noch zusätzlich Zinsen auf die Steuerschuld.

Ist der Subunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG tätig, berechnet er keine Umsatzsteuer, sondern weist stattdessen auf seiner Rechnung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin. So ein Hinweis kann zum Beispiel lauten: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG.“

Fehler bei der Rechnungsstellung unbedingt vermeiden

Sie sehen, wie wichtig es ist, eine Rechnung fehlerfrei zu erstellen, um einen Geldeingang nicht unnötig zu verzögern oder zu gefährden. Zudem vermeiden Sie neben diesen Unannehmlichkeiten auch zeitraubende Auseinandersetzungen mit dem Rechnungsempfänger, wenn Sie Ihre Rechnung als Subunternehmer von vornherein ordnungsgemäß erstellen. Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Rechnungen alle Anforderungen erfüllen, sollten Sie im Zweifel einen Steuerberater zu Rate ziehen. Der kann Ihnen detaillierte Auskünfte geben und Ihre Rechnungen auf Vollständigkeit überprüfen.

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